Дискуссионный клуб «Речевой этикет и культура поведения». Выпуск шестой: Деловые письма
Сегодня поговорим с вами о составлении деловых писем. Преподаватели не зря беспокоятся, что нынешнее поколение будет малограмотным, т.к. общается в Интернете без знаков препинания. Работодатели с ужасом отмечают неспособность своих молодых сотрудников написать мало-мальски грамотное электронное письмо и поэтому в последнее время появились должности "специалиста-филолога". Обращаются и к специалистам по "сетикету" – этикету общения в сети.
Главное правило – вести переписку так, чтобы письмо было легко понять. Хорошо бы начать его все-таки со "здравствуйте" и с обращения. Всегда нужно придерживаться принципов грамотности и логичности. Тот факт, что электронная почта – быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Обязательно начинайте предложение с прописной буквы и ставьте точки. Имена и названия должны начинаться с прописных букв. Написание местоимений "Вы" и "Ваш" – тоже форма выражения вежливости. Текст, написанный одними строчными ("маленькими") буквами без точек и других знаков препинания, трудно читать. А текст, написанный одними прописными ("большими"), вообще воспринимается при чтении как НЕПРЕРЫВНЫЙ КРИК.
Все это касается любой переписки – как частной, так и официальной. Во-первых, текст должен быть внятным, обязательно указание на адресата, чтобы не получилось знаменитое письмо Ваньки Жукова "на деревню, дедушке". В начале письма формулируется основная его мысль, текст делится на абзацы, каждый из них открывается заглавной фразой, за ней следуют факты.
Во-вторых, простое правило составления фраз: сначала – подлежащее ("герой"), потом – сказуемое ("действие героя"), а потом уже детали, и в главном предложении, и в придаточном. А связывать фразы в тексте письма можно по модели известного стишка: "У попа была собака, он ее любил. Она съела кусок мяса – он ее убил". Либо "через попа", либо "через собаку". И в-третьих, образ автора послания. Особенно яркий пример того, как не надо выглядеть, дает переписка запорожцев с турецким султаном – непарламентские выражения.
Начать и закончить письмо – особое искусство: вначале нужно дать адресату "вздохнуть", чтобы тот приготовился к восприятию информации (для этого используются разные вводные фразы, и Ванькина "И пишу тебе письмо..." из их числа), а в конце – подытожить сказанное. Есть и свои правила говорить "здравствуй" и "прощай" в переписке. Если начали письмо, допустим, к преподавателю с "Уважаемая Надежда Михайловна!", то уважение вы уже выразили, в завершение используйте какую-нибудь другую форму вежливости: "Искренне Ваш...", "С наилушими пожеланиями..." Если же хотите закончить "с уважением", назовите вначале преподавателя просто по имени-отчеству. Есть и другие варианты: "Дружески... Искренне... Сердечно..." В концовке перед именем-подписью ставится запятая. По правилам русского языка она не нужна, но... Это дань европейской эпистолярной традиции (на усмотрение пишущего уважать или нет).
В составлении делового письма вам поможет книга А.В.Карепиной "Искусство делового письма". Издательство "Манн, Иванов и Фербер", Москва, 2011.
